Qasystent SZBHP | Qasystent

Opis funkcjonalności modułów Qasystent SZBHP (systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy):

Polityka i cele BHP

Polityka BHP jest to część strategii organizacji, która dotyczy działania, rozwoju i doskonalenia systemu BHP. Założeniem modułu jest publikacja założeń Polityki i celów BHP i ułatwienie publikacji tych elementów systemu zarządzania BHP. Za pośrednictwem systemu Qasystent pracownicy mają szybki dostęp do Polityki BHP jak i spójnych z nią celów BHP powiązanych jednocześnie z procesami oraz wskaźnikami ich pomiarów.

Wymagania SZBHP

Celem modułu jest przedstawienie wszystkim pracownikom w przejrzystej formie wymagań systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy określonych w dokumentacji organizacyjnej i aktach normatywnych powszechnie obowiązujących. Każdy pracownik organizacji po otworzeniu modułu ma dostęp do dokumentów określających wymagania systemu. Jeżeli w ustawieniach modułu zdefiniowano prezentację wymagań w formie wykazu wówczas dokumenty określające wymagania wyświetlane są w formie rejestru. Wykaz dokumentacji jest wówczas przedstawiony w podziale na dwie kategorie: dokumenty organizacyjne, akta normatywne powszechnie obowiązujące. Jeżeli w ustawieniach modułu zdefiniowano, że wymagania są prezentowane w formie schematu graficznego dokumentacji wówczas dokumenty określające wymagania mogą są prezentowane w formie graficznego schematu odzwierciedlającego m.in. ich hierarchię i wzajemne powiązania dokumentów. Schemat graficzny przygotowywany jest przez uprawnionego użytkownika za pomocą wbudowanego w program edytora graficznego.

Szkolenia BHP

Celem modułu jest usprawnienie procesu organizacji i dokumentowania szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Funkcjonalność modułu jest oparta i zgodna z wymaganiami określonymi w przepisach:

Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.),
Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 180, poz. 1860 z późn. zm.).

Moduł wspomaga nadzór nad szkoleniami wstępnymi (instruktażem ogólnym i stanowiskowym) jak i okresowymi szkoleniami BHP. Oprócz rejestru wszystkich szkoleń BHP, program pozwala również wygenerować kartę szkolenia wstępnego w dziedzinie BHP oraz zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w dziedzinie BHP. W systemie Qasystent zaimplementowane są następujące rodzaje szkoleń BHP:

Instruktaż ogólny,
Instruktaż stanowiskowy (osób wymienionych w par 11 ust. 1 rozporządzenia),
Instruktaż stanowiskowy (pracowników administracyjno-biurowych narażonych na działanie czynników uciążliwych),
Szkolenie okresowe pracodawców i innych osób kierujących pracownikami,
Szkolenie okresowe pracowników administracyjno-biurowych i innych, o których mowa w § 14 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia,
Szkolenie okresowe pracowników inżynieryjno-technicznych,
Szkolenie okresowe pracowników służby bezpieczeństwa i higieny pracy i osób wykonujących zadania tej służby,
Szkolenie okresowe pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych.

Ramowe programy powyższych szkoleń są opisane w systemie zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. W ustawieniach modułu jest możliwość dodawania i opisania również innych rodzajów szkoleń. W module oprócz szkoleń BHP prezentowanych chronologicznie istnieje jeszcze rejestr zestawienie szkoleń BHP. W rejestrze szkoleń BHP przy każdym pracowniku prezentuje informacje o szkoleniach BHP jakie pracownik odbył. Oprócz szkoleń wstępnych (ogólnych i stanowiskowych) oraz ostatnio przebytych szkoleń okresowych system informuje również o innych szkoleniach z zakresu BHP np. szkoleniach p-poż. Są to szkolenia odnotowane w module SZZL→szkolenia, dla których odnotowano informacje, że dotyczą systemu zarządzania BHP.

Badania profilaktyczne

Celem modułu jest usprawnienie dokumentowania i nadzór nad skierowaniami na badania profilaktyczne oraz orzeczeniami lekarskimi. Funkcjonalność modułu jest oparta i zgodna z wymaganiami określonymi w przepisach:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zmianami),
Ustawa z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz.U. z 2020 r. poz. 1845 i 2112),
Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 4 listopada 2016r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy.

Po wyborze modułu wyświetla się rejestr orzeczeń w zakresie badań profilaktycznych oraz innych badań lekarskich pracowników organizacji. Uprawnieni użytkownicy posiadają dostęp do kompletnego rejestru, pozostali pracownicy mają wgląd jedynie do własnych badań. Uprawniony użytkownik ma możliwość skierowania dowolnego pracownika na badania profilaktyczne, których rodzaj i zakres określa w skierowaniu. Skierowanie takie może zostać wydrukowane i przekazane pracownikowi w celu zrealizowania w określonym zakładzie opieki zdrowotnej. Po przeprowadzonych badaniach uprawniony pracownik winien w systemie odnotować treść orzeczenia lekarskiego. Dla badań profilaktycznych program dopuszcza wybór jednego z możliwych orzeczeń:

a) stosownie do art. 43 pkt 2 i art. 229 par. 4 KP:

brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku pracy,
wobec przeciwwskazań zdrowotnych niezdolny do podjęcia pracy na określonym stanowisku pracy,
wobec przeciwwskazań zdrowotnych utracił zdolność do wykonywania dotychczasowej pracy,

b) stosownie do art. 55 par.1, art.179 par.1, art. 201 par. 2, art. 230 par.1 i art. 231 KP:

niezdolny do wykonywania dotychczasowej pracy ze względu na szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie,
niemożność wykonywania dotychczasowej pracy przez kobietę w ciąży,
niezdolny do wykonywania dotychczasowej pracy ze względu na zagrożenie, jakie stwarza praca dla zdrowia młodocianego,
niezdolny do wykonywania dotychczasowej pracy ze względu na podejrzenie powstania choroby zawodowej,
niezdolny do wykonywania dotychczasowej pracy ze względu na stwierdzoną chorobę zawod. lub skutki wypadku przy pracy.

W przypadku badań dla celów sanitarno-epidemiologicznych zgodnie z art. 7 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi odnotowuje orzeczenie:

o zdolności do wykonywania prac, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby,
o czasowych lub trwałych przeciwwskazaniach do wykonywania prac, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

Jeżeli pracownik z jakiś powodów jest niezdolny do pracy w zakładce Uwagi zakładu pracy można opisać decyzje co do dalszego postępowania z pracownikiem.

Odzież i ochrona indywidualna

Celem modułu jest usprawnienie procesu dokumentowania i nadzoru nad przydzielanymi pracownikom obuwiem i odzieżą ochronną, środkami ochrony indywidualnej oraz innymi środkami BHP wymaganymi przez przepisy prawa. Moduł wspomaga tworzenie norm przydziału na stanowiska pracy wymagające środków ochrony BHP oraz wydawanie pracownikom tych środków zgodnie z ustaloną w zakładowych normach dla danego stanowiska pracy ilością i częstotliwością.

Przeglądy obiektów i urządzeń

Celem modułu jest wspomaganie organizacji w nadzorze nad okresowymi kontrolami stanu technicznego infrastruktury. Moduł umożliwia ewidencjonowanie rodzajów badań, ich podstaw prawnych, częstotliwości wykonywania oraz urządzeń, które im podlegają. System posiada zaimplementowane przykładowe badania, które mogę być realizowane w ramach okresowych przeglądów. Użytkownik może też wprowadzić własne rodzaje badań. Do odnotowania badania niezbędnie jest wówczas podanie skróconego zakresu badania, częstotliwości badania określonej w miesiącach lub latach oraz wskazanie składników infrastruktury i/lub sprzęt komputerowego podlegającego badaniu. Opis rodzaju badania można też uzupełnić wskazując podstawę prawną oraz dodatkowe informacje o badaniu. Oprócz powyższego moduł wspomaga także realizację samych przeglądów ze szczegółowym określeniem ich zakresu oraz wyników wykonanych pomiarów. Niezbędne informacje do zaewidencjonowania przeglądu to:

• cel przeglądu,
• termin przeglądu,
• wykonawca (pracownik organizacji lub zewnętrzna firma),
• realizowane w ramach przeglądu badania.

Poza tym realizowany przegląd można uzupełnić dowolnymi uwagi. Po zrealizowaniu przeglądu należy odnotować wyniki poszczególnych badań w przeglądzie. Po wprowadzeniu wyników badania termin następnego badania wyliczany jest przez system na podstawie czasookresu danego rodzaju badania. Domyślne ustawienia mogą zostać zmienione w przypadku gdy urządzenie nie spełnia wymagań lub np. ze względu na charakter pracy lub stan urządzenia wykonujący pomiary skrócił ważność badania. Ewidencjonujący przegląd można należy też opisać ustalenia przeglądu i wyciągnięte z przeprowadzonych badań wnioski. Można też dodać załączniki np. pliki z protokołami badań. Użytkownik uprawniony w ramach modułu ma też dostęp do aktualnych wyników badań wszystkich składników infrastruktury podlegających okresowym kontrolom stanu technicznego.

Wypadki przy pracy

Celem modułu jest usprawnienie procesu dokumentowania przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy. Funkcjonalność modułu jest oparta i zgodna z wymaganiami określonymi w przepisach:

Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.),
Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz. U. Nr 105, poz. 870),
Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 16 września 2004 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz. U. Nr 227, poz. 2298).

Po wyborze modułu wyświetla się rejestr wypadku przy pracy w zakładzie pracy, z poziomu którego można wejść w konkretny wypadek. Po zgłoszeniu wypadku osoba uprawniona (członek Zespołu Powypadkowego) przystępuje do jego dokumentowania i kolejno:

podaje dane poszkodowanego (kod zawodu, imię ojca, datę i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania, numer identyfikacyjny),
ustala okoliczności wypadku,
ustala przyczyny wypadku,
opisuje skutki wypadku, w tym podać ewentualną liczbę dni niezdolności do pracy,
dokonuje klasyfikacji wypadku (rozstrzygnąć czy wypadek jest czy nie wypadkiem przy pracy oraz podać rodzaj wypadku),
proponuje wnioski i zalecenia,
wskazuje załączniki.

Udokumentowany wypadek może zostać wydrukowany i jako protokół powypadkowy przedstawiony poszkodowanemu, który po zapoznaniu się z protokołem może wnieść uwagi i zastrzeżenia do protokołu lub nie. Stanowisko poszkodowanego w sprawie powinien członek Zespołu Powypadkowego odnotować w systemie Qasystent.

Kontrola stanu BHP

Celem modułu jest usprawnienie procesu przeprowadzania kontroli stanu BHP i nadzoru nad zaleceniami pokontrolnymi. Obowiązek przeprowadzania oceny stanu BHP jest konsekwencją art. 207 Kodeksu pracy, który nakłada na pracodawcę obowiązek ochrony zdrowia i życia pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Moduł wspomaga przygotowywanie kontroli, ewidencjonowanie jej wyników w tematycznie pogrupowanych obszarach oraz określanie zaleceń pokontrolnych z przypisaniem terminów i odpowiedzialności. Oprócz tego system pozwala nadzorować terminowość realizacji zaleceń pokontrolnych przez wyznaczone osoby odpowiedzialne. Pracownicy funkcyjni posiadają dostęp do wszystkich kontroli BHP. Pozostali pracownicy posiadają dostęp tylko do kontroli zrealizowanych i z ustalonymi zaleceniami pokontrolnymi, dla których zostali wskazani jako osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń pokontrolnych. W ramach zaewidencjonowanych kontroli system pozwala zaewidenjonować ustalenia kontrolne w tym zauważone nieprawidłowości w następujących obszarach:

szkolenia BHP (np. nieprawidłowości w zakresie: dopuszczenia do pracy bez szkoleń wstępnych/okresowych BHP, programu szkoleń BHP),
odzież robocza i środki ochrony indywidualnej (np. nieprawidłowości w zakresie: określania norm przydziału, stosowania i stanu środków ochrony indywidualnej, oznakowania miejsc/maszyn),
badania profilaktyczne (np. nieprawidłowości w zakresie: dopuszczenia do pracy bez ważnych badań profilaktycznych),
apteczki pierwszej pomocy (np. nieprawidłowości w zakresie: stanu wyposażenia, terminów ważności środków do udzielania pierwszej pomocy, wykazu środków do udzielania pierwszej pomocy, oznakowania, listy osób przeszkolonych z zakresu udzielania I pomocy, instrukcji udzielania pierwszej pomocy),
sprzęt p-poż. i znaki ewakuacyjne (np. nieprawidłowości w zakresie: stanu sprzętu ppoż., przeglądów, rozmieszczenia i dostępność do sprzętu ppoż., oznakowania ewakuacyjnego i ppoż.),
drogi transportowe i ewakuacyjne (np. nieprawidłowości w zakresie: stanu, oznakowania oraz dostępności),
instalacje budynku (np. nieprawidłowości w zakresie: przeglądów i pomiarów instalacji elektrycznych, odgromowych, wentylacji mechanicznej, instalacji gazowych, oświetlenia).

Oprócz ogólnych ustaleń w programie jest możliwość odnotowania uwag do poszczególnych stanowisk pracy (może to mieć późniejsze znaczenie m.in. przy określaniu ryzyka zawodowego). Na etapie odnotowywania ustaleń można też załączyć do sprawy skany zewnętrznych dokumentów, czy w przypadku kontroli zewnętrznych cały protokół pokontrolny sporządzony przez organ kontroli. Po odnotowaniu ustaleń osoba odpowiedzialna za BHP ma możliwość wskazania zaleceń pokontrolnych. Po udokumentowaniu kontroli można wydrukować kompletny protokół pokontrolny.

Ryzyko zawodowe

Celem modułu jest wspomaganie procesu identyfikowania, szacowania, dokumentowania oraz minimalizowania ryzyka zawodowego występującego na stanowiskach pracy w urzędzie. Moduł ponadto wspomaga identyfikację występujących na stanowisku pracy zagrożeń, źródeł ich powstania oraz umożliwia w następstwie tego określenie mogących wystąpić u pracownika skutków zdrowotnych. Oprócz tego moduł pomaga właściwe dobrać techniczne, indywidualne i zbiorowe środki ochrony zdrowia i życia pracowników, obniżających ryzyko wystąpienia niebezpieczeństw na stanowisku pracy.

Działanie modułu jest zgodne z wymaganiami przepisów prawa zawartymi w:

ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U 1998 Nr 21, poz. 94 z późn. zm.),
rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. 2003 nr 169 poz. 1650).

Po wejściu do modułu wyświetla się ogólnodostępny rejestr aktualnych stanowisk pracy w urzędzie z informacją o przeprowadzonej (bądź nie) ocenie ryzyka zawodowego oraz jej metodzie. Użytkownicy uprawnieni posiadają również wgląd w szablony ryzyka zawodowego dla grup stanowisk pracy. W systemie zaimplementowane zostały gotowe szablony dla stanowisk pracy:

Szablon oceny ryzyka dla stanowisk kierowniczych
Szablon oceny ryzyka dla stanowiska archiwisty
Szablon oceny ryzyka dla stanowiska biurowego
Szablon oceny ryzyka dla stanowiska ds. egzekucji w terenie
Szablon oceny ryzyka dla stanowiska ds. kontroli w terenie
Szablon oceny ryzyka dla stanowiska ds. porządkowych
Szablon oceny ryzyka dla stanowiska kierowcy

Użytkownik uprawniony może je dowolnie modyfikować lub tworzyć całkiem nowe szablony. Szablony, podobnie jak same ryzyka zawodowe mogą być sporządzane wg metody:

RISK SCORE
PN-N 18002:2000
PHA

Ryzyko zawodowe stanowisk pracy może też być sporządzone poza systemem Qasystent i załączone w formie pliku.

Centrum pomocy BHP

Celem modułu jest dostarczenie użytkownikom kanału komunikacji do zgłaszania problemów z obszaru bezpieczeństwa i higieny pracy oraz p.poż., dokumentowanie obsługi zgłoszeń oraz nadzorowanie terminowości ich realizacji. Za pomocą modułu można zgłaszać dowolne problemy BHP np. brak apteczek lub gaśnic, nieergonomiczne stanowisko pracy itp. Zgłoszenia w zależności od ich klasyfikacji mogą być obsługiwane przez różne osoby i w różnych zadanych w konfiguracji modułu terminach. Moduł udostępnia także graficzną analizę terminowości realizacji zgłoszeń.

Wewnętrzne audity

Jednym z podstawowych narzędzi i procesów normy ISO 9001, ISO 27001 czy PN-N-18001 jest audit. Przez wewnętrzny audit rozumie się systematyczny, niezależny i udokumentowany proces badania zgodności i efektywności systemu zarządzania w zakresie spełnienia wymagań. W wewnętrznym audicie istotne jest, żeby wyniki auditów były poddawane analizie i podejmowane były działania doskonalące.
Celem modułu jest usprawnienie procesu auditów wewnętrznych przeprowadzanych w urzędzie, weryfikujących m.in. czy funkcjonujący system zarządzania jakością, zarządzania bezpieczeństwem informacji oraz zarządzania BHP jest zgodny z zaplanowanymi założeniami. Moduł umożliwia ewidencjonowanie spraw wszystkich przeprowadzonych w instytucji auditów wewnętrznych, tworzenie programów auditów wewnętrznych, planowanie auditu oraz dokumentowanie jego realizacji. Aplikacja prowadzi użytkownika przez proces auditu wewnętrznego, wszystkie niezbędne akceptacje, zatwierdzania są dokonywane w systemie przez uprawnione osoby. Moduł pobiera również dane z innych modułów systemu tj. procesów, komórek organizacyjnych, pracowników, dokumentacji przez co proces ten jest szybki do udokumentowania i mocno zintegrowany z innymi procesami. Po przeprowadzonym audicie, auditorzy mogą zarejestrować niezgodności / potencjalne niezgodności, które automatycznie są odnotowywane na rejestrze niezgodności, lub potencjalnych niezgodności.

Działania doskonalące

Celem modułu jest usprawnienie procesów doskonalących przez wskazanie obszarów do doskonalenia, określanie działań doskonalących oraz nadzór nad ich realizacją. Jest to istotnie działanie gdyż w systemach zarządzania jakością dążenie do doskonałości powinno stanowić główne przesłanie organizacji. Jednym z podstawowych narzędzi służących realizacji tego celu jest ciągłe doskonalenie organizacji, które realizowane jest m.in. poprzez działania korygujące i zapobiegawcze. W tym przypadku punktem wejścia w proces działań korygujących jest stwierdzenie wystąpienia niezgodności (potencjalnej niezgodności dla działań zapobiegawczych). Oprócz naturalnych stosowanych w każdej organizacji działań związanych z niezwłocznym usunięciem niezgodności lub minimalizacją jej skutków dla organizacji i klienta, systemowe zarządzanie jakością nakazuje podjęcie działań korygujących polegających na wprowadzeniu w procesie zmian, które wyeliminują powtórne wystąpienie tych samych niezgodności. Prawidłowe doskonalenie procesu w tym przypadku musi być poprzedzone dokładną analizą niezgodności ze szczególnym zwróceniem uwagi na jej przyczyny. Innym równie istotnym działaniem również wspomaganym przez program jest ciągłe wdrażanie drobnych usprawnień zgłaszanych przez samych pracowników realizujących poszczególne etapy procesu. Ten model zarządzania jakością jest istotą tzw. filozofii KAIZEN, w której każdy pracownik jest zainteresowany i czynnie zaangażowany w doskonalenie swojej pracy. Usprawnienia KAIZEN zgłaszane przez pracowników z założenia są drobne i nie wymagają radykalnej reorganizacji procesu, czy angażowania dużych środków finansowych. Podlegają one analizie i ocenie przez osoby decyzyjne i każdorazowo w przypadku potwierdzenia ich zasadności są wdrażane. Jednocześnie w celu promowania odpowiednich postaw pracowniczych, nastawionych na doskonalenie organizacji, wdrożenie pomysłu, poza korzyściami dla organizacji, często niesie za sobą uznanie, czy nawet dodatkowe gratyfikacje, dla ich pomysłodawców. Moduł umożliwia obsługę wszystkich powyższych zgłoszeń, ich ewidencję oraz nadzorowanie realizacji działań doskonalących od momentu zadeklarowania tych działań do ich wdrożenia.

Przegląd zarządzania

Istotnym procesem normy ISO 9001, ISO 27001 czy PN-N-18001 jest przegląd zarządzania. Celem modułu jest dokumentowanie oraz pomoc w przygotowaniu raportu do przeglądu zarządzania poprzez automatyczne sczytanie danych z modułów programu oraz ich graficzną prezentacje. Uprawniony użytkownik określa w programie za jaki okres przygotowywany jest przegląd i wskazuje jakich systemów zarządzania dotyczy. Poza tym ustala miejsce i czas oraz osobę bądź osoby prowadzące przegląd (opcjonalnie protokolanta). Oprócz podstawowych danych o przeglądzie użytkownik przygotowuje plan przeglądu oraz wskazuje jego uczestników. Istotnym elementem przygotowania w systemie przeglądu jest dokonanie analizy różnych obszarów zarządzania w badanych okresie. Każdy opisywany obszar możne też opatrzyć generowanym automatycznie wykresem słupkowym lub kołowym prezentującym analizowane i wprowadzone wcześniej dane.

Słownik pojęć

Słownik pojęć jest prostym modułem dostępnym w każdym z systemów zarządzania programu Qasystent pozwalającym zdefiniować i upowszechnić w organizacji podstawowe pojęcia związane z danym systemem zarządzania. Program pozwala użytkownikom szybko wyszukiwać interesujące ich zagadnienia.